مصروفات القضية: كيف لا تتحول الرسوم التي دفعتها إلى خسارة؟

مالية المكتب · أكتوبر ٢٠٢٦

لماذا هي أصغر تسريبات المكتب وأصعبها كشفاً؟

مثلاً: ٣٥٠ ريالاً رسوماً، و١٢٠ بريداً، و٨٠٠ ترجمة. كل واحد صغير حين يُدفَع، وكلها تُدفَع في أوقات متفرّقة، من أيدٍ مختلفة، بوسائل مختلفة. وبعد ستة أشهر يتحوّل المجموع على مستوى المكتب إلى رقم يصعب تصديقه — ولا يظهر في أي تقرير لأنه لم يُدخَل في أي مكان.

الفرق بين هذا وبين أتعابك المتأخرة أن الأتعاب المتأخرة تعرف أنها مستحقة، أما المصروف المنسي فلا يعرف أحد أنه موجود — تحصيل الأتعاب المتأخرة يعالج الأول.

ما الذي يسجّله الميزان؟

تظهر المصروفات في تبويب خاص مع إجمالي المصروفات المعلّقة غير المفوترة، وتدخل في رسم التدفق النقدي والتقارير، فتُحتسَب في الصورة المالية لا خارجها.

الحدود: ما لا يفعله النظام اليوم

الضريبة: ما يفعله النموذج وما لا يقوله

يحسب النموذج ضريبة ١٥٪ على المصروف، ويستثني نوع «رسوم قضائية (ناجز)» فيسجّله بلا ضريبة.

أربع قواعد تسدّ التسريب

1. سجّل في اليوم نفسه. المبلغ الذي يُسجَّل بعد أسبوع يُنسى نصفه، وبعد شهر لا يُسجَّل.
2. الإيصال في ملف القضية. ارفع صورة الإيصال في مستندات القضية — فعند مطالبة الموكّل أو اعتراضه يكون الدليل حاضراً (أرشفة المستندات).
3. اتفق مع الموكّل قبل أن تدفع. من يتحمّل المصروفات؟ وهل لها سقف يُستأذَن بعده؟ هذا يُكتب في اتفاق الأتعاب لا يُرتجَل — تحديد أتعاب المحاماة و أتعاب الاحتفاظ يوضّحان أن النطاق المفتوح هو أصل الخسارة الصامتة.
4. راجع «المعلّقة» أسبوعياً. كل مصروف معلّق إما لم يُفوتَر بعد أو فُوتِر ولم تربطه. اربط ما أدرجته في فاتورة ليبقى الإجمالي المعلّق رقماً صادقاً.

اختبار: كم دفعتَ ولم تسترد؟

أجب بلا فتح أي ملف: كم أنفق مكتبك هذا الربع من جيبه على قضايا موكّلين؟ وكم منها أُدرج فعلاً في فاتورة؟

إن كان الجواب «لا أعرف»، فالمشكلة ليست في الموكّلين. هي أن لا مكان يجمع الرقم. أما أموال الموكّل التي تحتفظ بها ولا تنفقها، كالدفعة المقدمة، فمكانها ليس هنا بل في حساب الأمانة.